Gli empori solidali sono un importante strumento di supporto per utenti che affrontano momenti di difficoltà, ma per poter funzionare al meglio devono essere organizzati nel modo corretto: parte dell’organizzazione passa dalla corretta gestione del magazzino.

La gestione del magazzino di un emporio solidale è un’operazione apparentemente complessa che può essere però semplificata grazie ad alcuni accorgimenti e con l’utilizzo di strumenti adatti.

In base alla disponibilità di locali e di personale (operatori o volontari) il magazzino di un emporio solidale può essere di differenti tipologie, vediamo le più comuni:

● Un magazzino centrale e più periferici
● Magazzino distante dall’emporio
● Magazzino adiacente all’emporio

È possibile ad esempio che uno stesso ente gestisca più empori e voglia quindi raccogliere tutti i prodotti in un magazzino centrale dal quale poi provvedere a smistarli nei magazzini periferici associati ai diversi punti di distribuzione. La stessa situazione si verifica quando un ente abbia in gestione non solo un emporio solidale ma anche altri servizi, come una mensa, e che abbia la necessità di dividere gli articoli disponibili tra i vari servizi.

In altre situazioni, per via degli spazi disponibili, si sceglie di gestire un magazzino fisicamente distante dall’emporio, con la conseguente necessità di poter visionare le giacenze anche da remoto e in alcuni casi anche di emettere documenti di trasporto per il trasferimento dei prodotti verso il punto di distribuzione.

Il caso più comunque è comunque quello in cui il magazzino si trova nello stesso luogo dell’emporio in un locale adiacente, semplificando notevolmente la gestione delle scorte.

Non sempre l’utilità del magazzino è evidente, in qualche caso si potrebbe ritenere inutile quella che potrebbe sembrare la gestione di un passaggio in più, pensando che i prodotti possano essere direttamente disposti sugli scaffali dell’emporio.

In realtà anche questa potrebbe essere una soluzione efficace, ma solo nel caso in cui i prodotti in entrata siano derivanti da acquisti e non da donazioni, e siano quindi quantificabili a priori. In tutti gli altri casi avere a disposizione un vero e proprio magazzino risulta indispensabile perché consente di gestire nel modo migliore anche flussi di prodotti imprevedibili e non costanti nel tempo mettendo a disposizione appositi spazi per la conservazione.

Inoltre anche nel caso in cui non ci sia un vero e proprio magazzino fisico resta necessario gestire la logistica del magazzino: registrare i prodotti in entrata, quelli in uscita, gli eventuali articoli non più disponibili perché scaduti o danneggiati o per altre ragioni.

Spesso è necessario gestire le scadenze, in alcuni casi anche i fornitori e i lotti di provenienza.

Il magazzino di un emporio solidale, quindi, al pari del magazzino di un negozio tradizionale, consente di monitorare l’attività e minimizzare gli sprechi, è quindi una parte dell’emporio importante e imprescindibile.

Qualunque sia l’impostazione del magazzino esiste una dotazione minima necessaria per far sì che la gestione sia semplice e agevole, vediamo di cosa si tratta:

● scaffali alti e profondi
● banchi frigo o frigoriferi
● postazione informatica

Gli scaffali più performanti sono quelli in metallo, che oltre a essere resistenti possono essere puliti e sanificati facilmente, meglio se con i ripiani posizionabili a diverse altezze, in modo da poterli regolare in base ai prodotti e ottimizzare così gli spazi. L’ideale è sceglierli più alti possibile a seconda dell’altezza del locale, dotandosi eventualmente di una scala nel caso sia necessario. Anche la profondità va scelta in base alle possibilità del magazzino, ma anche a seconda dei prodotti da distribuire: scaffali più profondi consentono di disporre più prodotti, ma per una corretta gestione è necessario che i prodotti posizionati dietro siano gli stessi che si trovano avanti, quindi empori che basano le proprie scorte su donazioni, e quindi su una grande varietà di prodotti, potrebbero preferire scaffali più stretti.

I banchi frigo o frigoriferi sono necessari per tutti quei prodotti che devono essere conservati a basse temperature, ma anche qui va fatta una valutazione basata sul tipo di approvvigionamento dell’emporio: nel caso i prodotti vengano acquistati, e quindi siano spesso disponibili grandi quantità di articoli surgelati o comunque da refrigerare sarà necessario avere questo tipo di attrezzatura in magazzino per lo storage di quei prodotti che non possono essere disposti nell’emporio. In caso contrario è possibile che gli articoli che necessitano di refrigerazione siano pochi e possano essere immagazzinati direttamente nel negozio.

La postazione informatica è indispensabile per la corretta gestione della logistica dei magazzini degli empori solidali: è da qui infatti che dovranno essere registrati i carichi e gli scarichi di magazzino, stampate le eventuali bolle di consegna, assegnati e stampati i barcode per i prodotti che non ne sono dotati. La postazione informatica deve essere composta almeno da un computer e da un lettore di barcode, ma sarebbe ottimale completarla con una stampante per etichette e con una stampante A4.

Per gestire i carichi e gli scarichi dei prodotti, e di conseguenza le giacenze, esistono diverse opzioni, ma l’unica efficiente è l’utilizzo dei codici a barre: ogni prodotto in commercio presenta sulla propria confezione un codice a barre che lo identifica in modo univoco, come accade per il codice fiscale per le persone.

Utilizzando i barcode è possibile sommare o sottrarre le quantità dello stesso prodotto caricate o scaricate in momenti diversi e mantenere così la giacenza sempre aggiornata.

Per quegli articoli sprovvisti di codice a barre, principalmente quelli provenienti da produzioni artigianali oppure da banchi alimentari come FEAD, è necessario generare al momento un barcode e mantenere un archivio dei codici generati in modo da riutilizzare sempre gli stessi e mantenere così traccia delle corrette quantità presenti in magazzino.

In questi casi è funzionale utilizzare una stampante di etichette che permetta di stampare il nuovo codice a barre per applicarlo sui prodotti (se in piccola quantità) oppure su un archivio in duplice copia (per il magazzino e per l’emporio) con l’indicazione dell’articolo corrispondente.

Tutte queste operazioni possono essere gestite anche con l’utilizzo di fogli di calcolo e tool online, ma la rapidità e la correttezza delle operazioni ne risente particolarmente esponendo tutte le procedure al rischio di errori in mancanza di controlli automatici. L’utilizzo di un apposito software come CariGest è sicuramente un sistema migliore per la gestione del magazzino, consentendo controlli accurati e verifiche automatiche.

Una delle problematiche principali nella gestione dei magazzini degli empori solidali è la gestione delle scadenze: se non si presta la giusta attenzione alle date di scadenza può accadere di incorrere in sprechi che possono essere invece prevenuti.

Un buon sistema per la gestione delle scadenze è, per così dire, meccanico: si dispongono i prodotti sugli scaffali in modo che quelli con scadenza più vicina siano più facilmente accessibili, sia nel magazzino che nell’emporio.

Questo richiede la verifica, ad ogni carico, delle scadenze dei prodotti già disponibili e in qualche caso richiede anche il confronto tra prodotti dello stesso tipo ma di marche differenti, in modo da poter proporre agli utenti per primi i prodotti di una certa tipologia più prossimi alla data di scadenza.

Si tratta di una gestione che può apparire complicata e di difficile attuazione, ma l’utilizzo di un software gestionale come CariGest permette di semplificare le operazioni consentendo il controllo delle scadenze direttamente da computer: in questo modo sarà semplice definire la posizione da assegnare a ogni prodotto.

In generale tutte le operazioni di magazzino possono essere semplificate e ottimizzate con l’uso di un gestionale come CariGest: un software adatto infatti consente di rendere lineari i processi di carico e scarico dei prodotti, permette di verificare a schermo le giacenze, di controllare tutti i movimenti di magazzino e di monitorare le scadenze.

Spesso gli addetti ai magazzini degli empori solidali sono volontari che mettono a disposizione il proprio tempo per un periodo breve, o saltuariamente, è quindi fondamentale che il software adottato sia semplice nell’utilizzo e consenta processi facili che non richiedano una formazione preventiva.

CariGest offre proprio questo: un’interfaccia familiare che facilita l’utilizzo e moduli di inserimento dei dati guidati che minimizzano la possibilità di errore umano. Molte funzioni di gestione iniziale vengono riservate a utenti del software con permessi di accesso specifici, così da semplificare ulteriormente il lavoro degli addetti al magazzino che hanno accesso solo alle funzioni utili.

Durante lo sviluppo abbiamo sempre avuto ben chiaro quello che è lo scopo ultimo di CariGest: fornire un aiuto concreto nella gestione delle varie attività, in modo tale da alleggerire il lavoro degli operatori e dei volontari e semplificare la gestione dei servizi.

Oltre all’utilizzo del software adatto è importante organizzare fisicamente il magazzino per rendere tutte le operazioni più semplici, seguire i consigli che ti abbiamo fornito sopra è un buon inizio e ti consentirà di ottimizzare la gestione del magazzino. Se però vuoi saperne di più grazie alla nostra pluriennale esperienza nel settore possiamo offrirti supporto e consulenza relativamente all’organizzazione del tuo magazzino.