Le donazioni sono una delle forme più importanti di sostegno per gli enti solidali, al punto che la generosità dei donatori può fare la differenza nella vita delle persone che hanno bisogno di fruire di determinati servizi assistenziali. 

I fondi raccolti possono essere utilizzati per finanziare progetti specifici, come ad esempio l’apertura e il mantenimento di mense e dormitori, la distribuzione di cibo e vestiti, l’istituzione di borse di studio, ma anche per la gestione ordinaria e straordinaria dell’ente.

Oltre ad essere estremamente utili per l’ente che le riceve le donazioni sono anche un modo per le persone di partecipare attivamente alla soluzione dei problemi sociali. Molti infatti desiderano contribuire al miglioramento delle condizioni di chi si trova in situazioni di svantaggio, ma non hanno la possibilità di farlo direttamente, magari offrendo il proprio tempo in opere di volontariato, per via dei numerosi impegni lavorativi e famigliari. Le donazioni permettono a queste persone di fornire comunque un supporto e contribuire così a fare la differenza.

Chi contribuisce finanziariamente alla realizzazione di un progetto sentirà quel progetto come proprio e vorrà seguirne le fasi di realizzazione, vorrà farlo conoscere e partecipare in qualche modo alla sua buona riuscita, anche semplicemente pubblicizzandolo e facendo in modo che più persone possano usufruirne.

Le donazioni creano una comunità intorno all’ente, una rete di solidarietà che rinforza la presenza dell’ente stesso sul territorio, crea nuove conoscenze e collaborazioni, arricchendo anche la vita dei donatori, e consente la realizzazione di attività e opere altrimenti impossibili.

Il valore sociale delle donazioni non corrisponde e non si limita al valore economico delle somme donate, si tratta invece di una ricchezza che si diffonde tanto sui donatori quanto sulle persone destinatarie dei progetti realizzati grazie alle donazioni.

Esistono certamente le donazioni spontanee, effettuate senza alcun invito, o in risposta a un invito generico, da parte di utenti che vogliono sostenere un certo ente solidale, ma il modo migliore per raccogliere somme destinate al mantenimento o alla realizzazione di specifici progetti è di organizzare una campagna di raccolta fondi o donazioni.

Per poter ottenere il miglior risultato possibile queste campagne devono essere gestite al pari della promozione di un prodotto, applicando qualche strategia di marketing.

Come prima cosa è necessario individuare il target a cui rivolgersi, quindi le persone che potrebbero essere interessate a partecipare alla campagna.

In questo gruppo di utenti vanno certamente inclusi coloro che in passato hanno beneficiato dei servizi dell’ente e che ora sono in condizione di poter contribuire alle sue attività, ma anche persone che hanno già effettuato delle donazioni o membri di quella comunità di cui accennavamo prima.

Ogni progetto poi può avere il suo specifico target, per esempio l’istituzione di borse di studio potrebbe colpire particolarmente la sensibilità di genitori ed educatori.

Stabilito il target va definito anche un obiettivo realistico, considerando anche le possibilità del pubblico individuato e i costi associati alla realizzazione della campagna stessa.

È importante fissare un traguardo possibile perché una campagna ben riuscita, che raggiunge il suo obiettivo, potrà fare da apripista per nuove iniziative, mentre restare distanti dalla somma che si spera di raccogliere renderà le future campagne meno interessanti.

A questo punto bisogna stabilire le modalità per la ricezione delle donazioni: si può optare per i tradizionali bonifici, bollettini e contanti oppure scegliere una moderna piattaforma di crowdfunding come GoFundMe o Indiegogo (ma ce ne sono molte altre). Il vantaggio nella scelta di un sistema simile è il coinvolgimento dell’utenza più giovane, che apprezzerà certamente la possibilità di seguire in diretta l’avanzamento della raccolta fondi, per contro se il target è composto da persone non giovanissime si potrebbe ottenere una scarsa risposta. Un’altra opzione prevede di mettere a disposizione degli utenti entrambe le possibilità, oppure di disporre sul proprio sito un contatore che mostri quanto raccolto indipendentemente dal metodo di donazione.

Per invogliare le persone a donare è fondamentale coinvolgerle: il modo migliore per farlo è creare una storia emozionante che illustri il progetto da realizzare o l’obiettivo da raggiungere. La storia deve essere raccontata in modo accattivante, magari con l’utilizzo di fotografie e video. In marketing si chiama “storytelling” ed è una delle tecniche di comunicazione più potenti ed efficaci.

Infine è necessario promuovere e far conoscere la campagna di donazioni: il modo più semplice, rapido ed economico per farlo è utilizzare i social, i comunicati stampa, le reti di contatti degli operatori dell’ente, i canali di comunicazione ufficiali dell’ente, come newsletter e canali Telegram o Whatsapp, includendo sempre tutte le indicazioni necessarie a partecipare alla campagna.

Un’altra buona pratica per diffondere la notizia della raccolta è il coinvolgimento dei donatori: mantenerli aggiornati sui progressi e fornire info sull’obiettivo da realizzare li rende partecipi e consente di chiedere loro di condividere queste informazioni con la propria rete personale ampliando ancora il pubblico raggiunto.

Una volta completata la campagna sarà importante informare tutti i donatori del risultato e continuare ad aggiornarli sull’avanzamento del progetto, in modo da mantenere attivo l’interesse e formare quella comunità che renderà fattibili le future raccolte fondi.

Riassumendo, ecco come impostare e far conoscere una campagna di raccolta fondi:

1. definire il target di riferimento
2. definire l’obiettivo realistico da raggiungere
3. stabilire le modalità di ricezione delle donazioni
4. creare uno storytelling
5. promuovere e far conoscere la campagna 
6. coinvolgere i donatori
7. informare i donatori sui risultati raggiunti

Esiste un ottimo sistema per incentivare le donazioni: l’organizzazione di uno o più eventi associati alla campagna.

Un evento di questo tipo potrebbe comportare spese tali da non essere compatibile con l’obiettivo da realizzare, ma è possibile strutturare degli eventi con costi contenuti che però possano al contempo coinvolgere un gran numero di partecipanti.

Per ottenere questo risultato è necessario far leva sulla rete di solidarietà che gira intorno all’ente, sulle disponibilità dell’ente stesso e sulla collaborazione delle istituzioni e delle aziende del territorio.

In questo modo sarà possibile definire una location possibilmente gratuita in cui svolgere l’evento, che potrà essere ad esempio un locale dell’ente, un parco pubblico, una sala messa a disposizione da un’attività commerciale.

Gli eventi che hanno più successo sono quelli culturali e di intrattenimento, quindi va bene organizzare piccoli concerti o esibizioni, spettacoli comici, di illusionismo, teatro o ballo.

In questi casi ci si può rivolgere alle scuole di musica, ballo e teatro della zona, oppure si possono coinvolgere professionisti dello spettacolo che lavorano sul territorio.

In molti casi sarà possibile organizzare le performance a costo zero, offrendo in cambio la pubblicizzazione delle scuola o dell’artista tramite i canali promozionali della campagna associata all’evento.

La stessa logica può essere utilizzata per allestimenti, catering e ogni altro aspetto concreto dell’organizzazione: trattandosi di eventi che solitamente si rivolgono a un’area geografica limitata  spesso le aziende della zona saranno disponibili a prestare il loro contributo gratuitamente o applicando un forte sconto in cambio di una buona visibilità.

Per tutte quelle voci che richiedono un pagamento si può cercare il contributo di sponsor che verranno ovviamente pubblicizzati e messi in rilievo durante l’evento stesso.

Se si vuole dare un maggiore rilievo si possono coinvolgere alcune personalità o autorità, come il sindaco del comune in cui si svolge l’evento, un rappresentante della polizia, un rappresentante dell’ente solidale.

La partecipazione all’evento potrà richiedere l’acquisto di un biglietto o una donazione volontaria, chiaramente queste cifre serviranno a raggiungere l’obiettivo prefissato.

Durante l’evento dovrà esserci una breve presentazione del progetto sostenuto prima dell’inizio delle attività previste, dedicando anche qualche minuto a rispondere a eventuali domande.

Alcuni esempi di evento di beneficenza sono: corse benefiche, serate di gala, tornei di carte o giochi da tavola, aste, mercatini dell’usato, lotterie, cene di beneficenza.

In sintesi l’organizzazione di un evento collegato a una raccolta fondi deve tener conto di questi punti:

• utilizzo di risorse già disponibili dell’ente
• coinvolgimento di istituzioni e aziende del territorio
• coinvolgimento di artisti, scuole e associazioni
• ricerca di sponsor
• coinvolgimento di personalità e autorità
• definizione del contributo per la partecipazione (fisso o volontario)

La gestione delle donazioni e dei donatori, nonché delle campagne di raccolta fondi, può presentare alcune difficoltà e sfide significative per gli enti solidali.

Innanzitutto le donazioni devono essere amministrate e registrate, e quando sono molte queste semplici operazioni possono richiedere un grande impegno e grandi risorse, inoltre l’utilizzo delle somme raccolte deve essere trasparente e accurato, sia per una questione pratica di gestione quanto per un discorso etico e di fiducia dei donatori.

I donatori dovrebbero sempre ricevere un adeguato ringraziamento, ma anche informazioni sull’eventuale progetto per il quale hanno versato il loro contributo. Anche queste sono azioni che impiegano molto tempo e molte risorse.

A volte possono esserci problemi di sostenibilità dei progetti e questo può tradursi in un importante danno di immagine per l’ente: se si raccolgono fondi per la realizzazione di un dormitorio, ma risulta poi impossibile mantenerlo aperto, l’ente non ne trarrà feedback positivi e questo potrebbe danneggiare sia l’attività corrente che eventuali future raccolte di fondi. Risultano quindi importanti un’ottima pianificazione ma anche un buon sistema di monitoraggio che consenta, nel caso in cui i fondi a disposizione non fossero sufficienti, di avviare per tempo una nuova campagna, magari utilizzando un claim come “il vostro aiuto è stato fondamentale per aprire il nuovo dormitorio. Ora vi chiediamo di aiutarci a mantenerlo aperto”. Facendo leva sul successo di una precedente campagna promozionale si spingono i donatori a partecipare anche a quella successiva.

Ci sono poi altre difficoltà che sono legate alle normative: è necessario che l’ente sia sempre aggiornato su quelli che sono gli obblighi  e le prescrizioni di legge, soprattutto sulla privacy dei propri donatori e sui loro diritti. Sarà quindi necessario rivolgersi a un professionista che possa fornire le informazioni in merito.

Per venire incontro alle necessità dell’ente e sostenerlo nell’affrontare le criticità della gestione delle donazioni è consigliabile utilizzare un buon software gestionale che possa automatizzare e semplificare le varie procedure.

In particolare un software gestionale adatto dovrebbe:

• consentire la registrazione delle donazioni, tenendo traccia dell’importo, dei dati del donatore, di quando e come è stata effettuata;
• consentire il mantenimento di un archivio di anagrafiche dei donatori, con dati personali, eventuali interessi, recapiti, storico delle donazioni;
• consentire la gestione di eventi e campagne di raccolta fondi;
• consentire l’invio, eventualmente massivo, di email o comunicazioni personalizzate ai donatori;
• consentire l’estrapolazione di report su donazioni e donatori;
• garantire la sicurezza dei dati dei donatori.

Tramite l’utilizzo di un software di questo tipo, l’ente solidale può ridurre il rischio di errori amministrativi e concentrarsi maggiormente sugli aspetti pratici del progetto e sulla sua realizzazione.

Un software personalizzabile come CariGest non solo consente di svolgere le funzioni indicate, fornendo un supporto notevole alle attività di gestione, ma può anche essere modificato e personalizzato in modo da rispecchiare al massimo quelle che sono le procedure consolidate dell’ente.

Grazie alla nostra esperienza pluriennale nel settore possiamo fornire un supporto o una consulenza per aiutarti a gestire al meglio le donazioni che il tuo ente riceve, e se ti interessano le funzionalità di CariGest Software saremo lieti di mostrarti tramite una demo tutte le sue potenzialità. Contattaci!