Le anagrafiche sono di fatto dei moduli da compilare con le informazioni sugli utenti, a seconda dei servizi da erogare possono comprendere diverse categorie di dati:
- dati anagrafici (nome, cognome, data di nascita, codice fiscale…)
- dati di contatto (email, numero di telefono…)
- dati relativi al nucleo famigliare (stato civile, conviventi, presenza di figli…)
- dati relativi alla cittadinanza e alla dimora (cittadinanza, residenza, domicilio…)
- dati relativi alla situazione economica (situazione occupazionale, fascia di reddito, abitazione, ISEE…)
- dati relativi all’istruzione (livello di istruzione, qualifiche, competenze…)
- altri dati specifici per i servizi da erogare (dati sanitari, dati giudiziari…)
La raccolta dei dati può avvenire tramite la compilazione autonoma del modulo da parte dell’utente, oppure, ed è il metodo più utilizzato negli enti solidali, a seguito di un colloquio personale tra un operatore e l’utente.
I dati possono essere inseriti sia in moduli cartacei che digitali, oppure entrambi.
Sta all’ente scegliere se utilizzare moduli cartacei, digitali o entrambi: le anagrafiche cartacee sono facilmente accessibili anche dagli operatori che non hanno dimestichezza con gli strumenti informatici e permettono di mantenere uno storico, però possono essere poco pratiche se è necessario consentire l’accesso a più operatori o da diverse sedi. Al contrario le anagrafiche digitali sono certamente molto flessibili, se il sistema lo permette possono essere aggiornate e visionate da diverse postazioni o anche da diversi luoghi, consentono di differenziare le informazioni disponibili in base alle autorizzazioni degli operatori e permettono comunque una gestione centralizzata.
Le anagrafiche digitali offrono anche altri vantaggi: poter allegare una serie di informazioni utili, come le relazioni degli incontri e documenti veri oppure la registrazione delle fruizioni dei servizi, e creare dei nuclei familiari collegando tra loro le schede dei vari membri della famiglia, permettendo così un rapido accesso ai dati e al quadro generale dell’utente.
Un altra caratteristica importante della gestione digitale delle anagrafiche è la possibilità di estrapolare facilmente dei report: avendo tutti i dati su un sistema informatico è semplice ottenere delle statistiche o delle relazioni in modo automatico.
Nel caso in cui si decida di offrire nuovi servizi, inoltre, la gestione digitale delle anagrafiche consente subito di rendere disponibili i dati degli utenti al nuovo servizio, velocizzandone così l’avviamento.
Il modo ottimale per gestire le anagrafiche è utilizzare un software gestionale, meglio se sviluppato appositamente per l’uso da parte degli enti solidali.
Un software di questo tipo consente di usufruire di tutti i vantaggi delle anagrafiche digitali, eventualmente di stamparle per formare un archivio cartaceo e, nel caso offra anche funzioni integrate per la gestione di servizi, permette anche di ottimizzare tutte le procedure di censimento e abilitazione degli utenti.
Se il software è del tipo “in cloud” renderà possibile l’inserimento e l’accesso ai dati da diverse postazioni situate anche in luoghi fisici diversi, quindi anche da sedi differenti. Questa condizione è ottimale per tutte quelle situazioni in cui le anagrafiche vengono gestite in un ufficio e l’erogazione dei servizi in un altro.
Ovviamente non tutti i gestionali offrono tutte le opportunità descritte, ma CariGest Software è uno di questi: consente una gestione avanzata delle anagrafiche (dati degli utenti, documenti, nuclei famigliari e molto altro) oltre alla possibilità di integrare tutti i servizi e tutti gli aspetti della gestione dell’ente.
Ferme restando tutte le specifiche prescrizioni di legge relativamente al trattamento dei dati la regola da seguire è una: proteggere al meglio la privacy degli utenti. Ma come si fa?
Nel caso di archivi cartacei sarà importante fare in modo che non siano accessibili a tutti ma solo agli operatori che hanno la necessità di accedere ai dati per svolgere le proprie mansioni, per questo motivo sarà utile utilizzare degli schedari con chiave o combinazione, oppure conservarli all’interno di una stanza in cui possono entrare solo gli autorizzati.
Nel caso di archivi digitali, se gestiti tramite un software, è bene assicurarsi che questo applicativo sia conforme al GDPR e successivamente fare in modo che ogni operatore abbia i propri dati di accesso e che non li condivida con nessuno.
Per quanto riguarda CariGest puoi verificare qui la conformità in merito alle normative sulla privacy.
Gestire in modo efficace le anagrafiche degli utenti è molto utile per migliorare l’efficienza nei processi di iscrizione e assegnazione dei servizi, per migliorare la comunicazione tra reparti o con gli utenti, per migliorare i bisogni degli utenti. D’altra parte una gestione inefficace spesso comporta errori, ritardi, difficoltà di comunicazione. L’utilizzo di un sistema strutturato, meglio se digitale, per gestire le anagrafiche permette quindi di ottimizzare l’operato dell’ente, con, naturalmente, ovvi vantaggi per tutto l’ente e anche per gli utenti.
Se vuoi saperne di più su questo argomento puoi approfittare della nostra esperienza e contattarci per una consulenza. Ti aspettiamo!
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