La gestione delle date di scadenza dei prodotti alimentari è una componente cruciale per il buon funzionamento degli empori solidali: avere sempre ben chiaro quali sono le scadenze dei prodotti disponibili permette di ridurre al minimo o meglio ancora di evitare del tutto gli sprechi. Ma non basta: nella gestione di un Emporio Solidale è necessario anche essere al corrente di cosa sia il TMC (Termine Minimo di Conservazione). Vediamo in questo articolo di cosa si tratta e come gestire questi dati nel modo più efficiente.

Gli Empori Solidali, come già analizzato in articoli precedenti, sono in prima linea nel sostegno a persone in difficoltà ma anche nella lotta agli sprechi: spesso infatti sono proprio gli Empori a recuperare alimenti che altrimenti finirebbero nei rifiuti pur essendo ancora perfettamente adatti al consumo.

Oltre a svolgere questa funzione di recupero e raccolta di alimenti gli Empori devono sicuramente fare attenzione a non essere essi stessi fonte di spreco alimentare, e per farlo devono impostare una corretta gestione delle proprie scorte, organizzandosi in modo da distribuire tutti gli alimenti prima della scadenza quando indicata o comunque nel periodo di tempo in cui risultano sicuri per il consumo. Questo risultato è raggiungibile con pratiche di magazzino che tengano conto sia delle date di scadenza che dei termini minimi di conservazione.

Data di scadenza e TMC sono due informazioni importanti, affini ma differenti tra loro. Entrambe permettono di identificare quei prodotti alimentari ancora adatti al consumo umano, ma si differenziano per un dettaglio molto importante che riguarda la sicurezza alimentare: la data di scadenza è infatti un valore, per così dire, assoluto, indica la data oltre la quale un certo prodotto non è più sicuro per il consumo e potrebbe quindi essere nocivo. Il termine minimo di conservazione invece indica la data fino alla quale il prodotto conserva le sue proprietà organolettiche e nutrizionali ma oltre la quale il consumo non comporta un rischio per la salute.

Molto spesso questi due dati vengono confusi per via del modo simile in cui sono indicati sulle confezioni degli alimenti, ma in realtà distinguerli è molto semplice: se la dicitura sulla confezione è "da consumarsi entro" la data indicata è la data di scandeza, se invece la dicitura è "da consumarsi preferibilmente entro" la data indicata è il TMC, il termine minimo di conservazione.

Riepilogando:

• "da consumarsi entro" indica la data di scadenza, trascorsa la quale il prodotto non è più sicuro per il consumo;
• "da consumarsi preferibilmente entro" indica il termine minimo di conservazione, oltre il quale è ancora possibile consumare in sicurezza l'alimento.

Naturalmente anche gli alimenti sui quali è indicato il termine minimo di conservazione raggiungono prima o poi un momento in cui il consumo diventa rischioso, ma quando accade?

In base a come è indicato il TMC possiamo sapere per quanto tempo ancora il prodotto può essere consumato senza correre rischi:

• se l'indicazione riporta giorno/mese (ad esempio: "da consumarsi preferibilmente entro il 31/12/2024") il consumo sarà sicuro per un periodo inferiore ai 3 mesi successivi
• se vediamo l'indicazione mese/anno (ad esempio: "da consumarsi preferibilmente entro il 12/2025") potremo consumare l'alimento senza alcun rischio dai 3 mesi ai 18 mesi successivi
• se è indicato esclusivamente l'anno (ad esempio: "da consumarsi preferibilmente entro il 2026") sapremo che quel prodotto potrà essere consumato anche oltre i 18 mesi successivi.

Queste indicazioni sono abbastanza generiche e richiedono comunque di fidarsi del proprio buon senso e di valutare lo stato di ogni alimento, ecco comunque qualche suggerimento per poter consumare, e nel caso degli Emporio Solidali distribuire, alimenti sempre sicuri per il consumo:

• l'acqua in bottiglia andrebbe consumata entro i 12 mesi dal TMC, a meno che l'aspetto o il gusto non siano alterati
• le conserve entro 1 o 2 mesi, purché le confezioni siano integre e non ci siano muffe
• le bevande come i succhi di frutta e le bevande UHT come il latte a lunga conservazione possono essere consumati fino a 6 mesi dopo il TMC, a meno che non risultino alterate o la confezione non sia integra
• pasta, riso e farine si possono utilizzare entro 2 mesi dal TMC purché non ci siano insetti o muffe e la confezione non sia danneggiata.

Queste sono alcune indicazioni, si possono trovare maggiori dettagli in un manuale realizzato da Banco Alimentare e Caritas Italiana e validato dal Ministero della Salute: si tratta del "Manuale per corrette prassi operative per le organizzazioni caritative" reperibile sul sito del Ministero stesso (qui).

Le indicazioni viste fino ad ora, data di scadenza e termine minimo di conservazione, sono importanti per una corretta gestione delle scorte e sono presenti nella maggior parte dei prodotti alimentari disponibili in commercio, ma esistono alcuni alimenti che ne sono privi, ad esempio si tratta di un'informazione non obbligatoria per queste categorie:

• frutta e verdura fresche (ad eccezione di quelle tagliate o sbucciate)
• vino
• alcolici con percentuale di alcol maggiore del 10%
• aceto
• sale
• zucchero
• carne e pesce freschi
• prodotti da forno (ad esempio pane, panini, focacce...)
• prodotti di pasticceria freschi

Ovviamente anche questi prodotti, e gli altri per cui non è previsto l'obbligo di indicare la data di scadenza o il TMC, non saranno adatti al consumo per sempre. In questo caso però anziché fare affidamento alla data stampata sulla confezione sarà necessario osservare le caratteristiche dell'alimento e assicurarsi che il suo aspetto, il suo odore o il suo gusto non siano alterati.

Ora che la differenza tra data di scadenza e termine minimo di conservazione è chiara, e dopo aver sottolineato l'importanza di queste informazioni per la salute, è necessario capire in che modo è possibile, per gli Empori Solidali, gestire al meglio le scorte evitando gli sprechi.

Si tratta di una questione complessa: la principale difficoltà sta nel fatto che il codice a barre dei prodotti, quello che solitamente viene utilizzato per registrare sia l'entrata in magazzino che la distribuzione, non comunica altro che l'identità, per così dire, del prodotto. Il barcode non contiene l'indicazione della data di scadenza né del TMC, quindi la gestione di questi dati richiede necessariamente dei passaggi manuali.

Il modo più efficace di trattare queste informazioni prevede che al momento del carico, quando si registra l'entrata di un certo prodotto in magazzino, venga presa nota anche della data di scadenza o del TMC. A ogni carico i prodotti andranno disposti in magazzino o negli scaffali dell'emporio tenendo conto della scadenza di eventuali altri articoli della stessa categoria: i prodotti che devono essere consumati entro un termine più vicino dovranno essere disposti in modo da essere più facilmente accessibili, in pratica vanno posizionati avanti i prodotti con scadenza o TMC più vicina e dietro gli altri in ordine di data. Esattamente come nei supermercati tradizionali, nei quali è risaputo che negli scaffali e soprattutto nei frigoriferi si trovano posizionati verso l'esterno i prodotti con scadenza o TMC più vicini.
Per far questo è utile poter accedere, tramite software gestionale, all'elenco dei prodotti con le relative informazioni, così da avere ben chiaro se effettivamente ci siano altri articoli della stessa categoria che devono essere consumati prima (o dopo) rispetto a quello che stiamo caricando.

La gestione delle posizioni fisiche dei prodotti è importante per poter poi gestire facilmente e correttamente anche la distribuzione: non è pensabile infatti che l'operatore di cassa possa verificare la data di scadenza o il TMC e confrontare questo dato con tutti gli altri pezzi disponibili dello stesso articolo! Risulta quindi necessario rendere quanto più possibile automatica la corretta distribuzione, e questo si ottiene semplicemente facendo in modo di rendere subito accessibili i prodotti che vogliamo distribuire per primi.

Ovviamente questo sistema, in base alla struttura dell'Emporio, può essere più o meno efficace: se ad esempio gli utenti hanno accesso autonomo agli scaffali e agli espositori può accadere che non scelgano i prodotti più esterni, andando quindi ad alterare i dati previsti. Per rimediare a questo è necessario che il software gestionale consenta di apportare delle modifiche alle giacenze di magazzino, così da parificarle con quelle effettive.

Risolti gli aspetti organizzativi è bene considerare anche la necessità di ridurre o, meglio ancora, di eliminare del tutto gli sprechi: questo si ottiene con un attento monitoraggio delle date di scadenza e dei TMC dei prodotti disponibili. Sapendo infatti quali e quanti prodotti sono vicini alla data in cui non potranno essere più consumati è possibile prevedere delle offerte o anche regalare determinati articoli così da spronare gli utenti a sceglierli e da favorire un consumo consapevole e una gestione oculata delle proprie risorse. Oltre a evitare gli sprechi alimentari sarà così possibile attuare una funzione pedagogica utile per gli utenti stessi.
Per portare avanti questo tipo di attività è utile avere, nel proprio gestionale, la possibilità di gestire le scadenze e di applicare offerte ai singoli prodotti.

Va infine fatta una precisazione: in molte realtà differenziare la gestione della data di scadenza e del termine minimo di conservazione risulta complesso se non impossibile. Le difficoltà sono tante: dalla formazione degli operatori di magazzino e di cassa fino alla corretta valutazione dello stato dei prodotti alimentari. Non aiuta la scarsa conoscenza della differenza tra questi dati da parte degli utenti, che possono avere la percezione di aver ricevuto prodotti scaduti anche nel caso in cui si sia semplicemente superata la data di TMC. Nonostante sia assolutamente lecito (e legale) distribuire prodotti con data di TMC trascorsa, ovviamente a patto che si resti nei termini indicati prima e che non ci siano alterazioni evidenti, il messaggio che può passare agli utenti è di una incuria nei loro confronti. Per ovviare a questo sarebbe opportuno effettuare una corretta informazione nei confronti degli utenti, ma purtroppo non è sempre possibile.
E quindi come si fa? La soluzione che spesso si adotta è quella di trattare il TMC come la data di scadenza, quindi come una data perentoria. Non è sicuramente la soluzione formalmente più corretta, ma è efficace e consente, ovviamente, di ottenere tutti i vantaggi già analizzati.

Gestire correttamente le date di scadenza e i TMC in un Emporio Solidale è importante per evitare gli sprechi e ottenere il massimo vantaggio dai prodotti disponibili. Per farlo è necessario utilizzare strumenti adatti, come un gestionale apposito. CariGest Software tra le sue funzioni, soprattutto nelle funzioni di magazzino e di cassa, prevede una serie di utilità pensate appositamente per gestire al meglio questi dati: permette di registrare le date di scadenza e i TMC, di vedere l'elenco dei prodotti in scadenza, di applicare offerte e di regalare prodotti. L'idea alla base di CariGest Software è di semplificare tutte le attività degli operatori dei servizi solidali, ma oltre a questo mettiamo anche a tua disposizione la nostra esperienza decennale nel settore solidale, per cui se vuoi una consulenza o semplicemente qualche informazione in più puoi contattarci e saremo felici di aiutarti.