La preparazione del menu è un aspetto ovviamente fondamentale per una mensa solidale, e va gestito a priori e contestualmente alla scelta dei fornitori, in modo da poter organizzare di conseguenza e correttamente sia gli approvvigionamenti che la preparazione dei pasti.
Sarebbe ideale rivolgersi a un professionista dell’alimentazione, come un/una nutrizionista per approntare un menu che sia nutriente e bilanciato dal punto di vista nutrizionale e che sia anche rispettoso di tutte le esigenze alimentari degli utenti, con riferimento ad esempio ad allergie e intolleranze ma anche a obblighi o divieti dettati dalle diverse culture religiose o dall’etica personale.
Bisogna considerare anche il tipo di utenza a cui la mensa si rivolge e la stagione corrente, così da adattare i pasti offerti alle necessità derivanti per esempio dal fatto che il pasto in mensa sia l’unico della giornata per determinati utenti, o che una volta usciti dalla mensa alcuni utenti senza dimora si potrebbero trovare ad affrontare il caldo o il freddo estremi.
Non a livello nutrizionale, ma nell’ottica di un servizio solidale che vuole avere un impatto positivo su tutta la comunità alla quale appartiene, si dovrebbero proporre pasti da preparare con prodotti del territorio o di produttori locali, così da favorire l’economia del posto innescando un meccanismo di miglioramento della vita di tutti.
I fornitori sono infatti un altro punto importante da considerare: una mensa solidale normalmente non genera un profitto, per questo una buona gestione prevede la minimizzazione delle spese senza per questo penalizzare la qualità dei pasti. Ma come si ottiene questo risultato? Un sistema che nella maggior parte delle situazioni risulta efficace è quello di prendere accordi con i supermercati di zona per ottenere in regalo o a importi molto bassi le eccedenze, tutti quei prodotti che non sono più vendibili ma sono ancora idonei al consumo alimentare, ad esempio prodotti che hanno superato il termine minimo di conservazione (TMC) ma non sono scaduti, frutta e verdura dall’aspetto un po’ ammaccato ma in buono stato, confezioni un po’ rovinate… tutti alimenti che difficilmente potrebbero essere venduti ma che possono essere consumati senza alcun rischio. Questo tipo di accordo permette alla mensa di ridurre i costi di approvvigionamento, e consente anche di contribuire alla lotta contro gli sprechi, salvando tutti quegli alimenti che diversamente finirebbero tra i rifiuti.
Questo tipo di accordo e le eventuali collaborazioni con i piccoli fornitori locali devono essere comunicati a chi si occuperà di impostare il menu in modo che possa tenerne conto e prevedere una certa flessibilità nell’utilizzo degli ingredienti e magari diverse alternative così da poter sfruttare gli alimenti disponibili pur mantenendo quei criteri di cui parlavamo in precedenza.
Una mensa solidale è prima di tutto un servizio rivolto a utenti che si trovano in situazioni di difficoltà, e questo comporta che gli operatori e i volontari che portano avanti il servizio ne abbraccino interamente l’obiettivo e l’etica, approcciandosi quindi nel modo giusto agli utenti. Ma una mensa solidale è anche un’attività che per essere efficace deve funzionare correttamente, quindi è necessario organizzare tutto ciò che riguarda il personale in modo preciso e con una struttura aziendale.
Dopo aver individuato quali sono le figure necessarie a portare avanti la mensa solidale andranno ricercate le persone che ricopriranno tali mansioni, operatori o volontari. Andranno quindi definiti i ruoli di ognuno in considerazione delle specifiche competenze e capacità (nel precedente articolo sulla mensa abbiamo parlato anche di questo argomento).
Sarà necessario decidere, in base agli orari di apertura della mensa, se impostare uno o più turni e di quante ore, e bisognerà anche definire come procedere nel caso di un’assenza, ad esempio prevedendo la possibilità di effettuare sostituzioni oppure di portare avanti il lavoro con una risorsa in meno.
Chiaramente andranno effettuati anche tutti gli adempimenti necessari relativi ai certificati di cui devono essere in possesso alcuni operatori o volontari (in base al ruolo ricoperto) e a tutte le questioni assicurative. Le disposizioni possono cambiare a seconda del territorio, per cui è necessario rivolgersi a un/una professionista che possa seguire questi aspetti con competenza.
Due questioni importanti all’interno della mensa sono la gestione delle pulizie e la preparazione dei pasti: una mensa solidale non è solo un posto in cui le persone vanno per nutrirsi, è anche un luogo in cui si instaurano delle relazioni e in cui prende forma una comunità, deve essere un ambiente confortevole, caldo, gradevole in cui gli utenti possano sentirsi accolti. Questo presuppone prima di tutto che sia un posto pulito, e dato il tipo di servizio offerto è necessario che siano previsti diversi turni di pulizia. I pavimenti, i tavoli e le sedie dovrebbero essere puliti a ogni passaggio, in modo che ogni utente possa fruire di un posto piacevole. Al termine di ogni turno di apertura dovrebbe poi essere effettuata una pulizia più approfondita. Nell’organizzazione del personale è necessario quindi tenere conto di questi aspetti.
La preparazione dei pasti è ovviamente il fulcro dell’attività di una mensa, e anche in questo caso va considerato che, se lo scopo primario della mensa è quello di nutrire gli utenti, un altro obiettivo altrettanto importante è quello di accogliere e offrire un rifugio, il che significa che i pasti dovrebbero essere non solo nutrienti e bilanciati ma anche buoni e gradevoli nell’aspetto, così da offrire a chi fruisce di questo servizio calore e conforto. Il personale della cucina dovrebbe essere consapevole di questa necessità e preparare e presentare i pasti di conseguenza.
Ultimi punti fondamentali da considerare sono la gestione degli accessi e la distribuzione dei pasti. Ogni mensa solidale può ovviamente avere la propria organizzazione, ma nella maggior parte dei casi si sceglie di consentire la fruizione della mensa solo a utenti abilitati al servizio sulla base di parametri più o meno oggettivi come la situazione familiare, l’ISEE e altri.
Se questa è la scelta organizzativa la mensa dovrà dotarsi di un sistema di controllo degli accessi per verificare l’abilitazione di ogni utente, uno dei metodi più comuni in questo caso è l’utilizzo di tessere servizi che consentano di verificare sia l’identità dell’utente che l’abilitazione dello stesso tramite un dispositivo come un computer o un tablet. Una soluzione che funziona molto bene in questo senso è il modulo Mensa di CariGest, che comprende l’abilitazione degli utenti, il controllo degli accessi e una serie di statistiche e report. Questo sistema permette anche di registrare, per ogni utente, eventuali esigenze alimentari particolari.
È anche possibile prevedere una modalità di prenotazione dei pasti che consenta di sapere in anticipo quanti e quali utenti fruiranno della mensa in una certa fascia oraria e di conseguenza quanti pasti vanno preparati per ogni tipo. Questa modalità consente non solo di minimizzare gli sprechi e i costi, ma anche di ottimizzare il lavoro di tutti gli operatori. Consente di svolgere, inoltre, un’attività pedagogica e di responsabilizzazione nei confronti degli utenti, azione che può prendere posto in un panorama più ampio di accompagnamento verso la soluzione dei propri problemi e la conseguente ripresa, che dovrebbero essere sempre l’obiettivo finale di ogni servizio solidale.
Questa modalità di gestione è supportata dal modulo Prenotazione Pasti di CariGest, che permette, nella sua versione base, di gestire al meglio la distribuzione di pasti da asporto, ma offre anche la possibilità di gestire i pasti consumati in mensa.
Gestire una mensa solidale è un impegno rilevante che richiede attenzione, cura e organizzazione. Abbiamo cercato di riassumere quelli che sono gli aspetti più importanti in questa gestione, ottimizzando i quali il lavoro si svolgerà in modo molto più semplice. Tramite CariGest Software e le sue funzioni cerchiamo di semplificare ulteriormente tutte le operazioni, ma vogliamo anche mettere a tua disposizione la nostra esperienza decennale nel settore solidale, per cui se vuoi una consulenza o semplicemente qualche informazione in più puoi contattarci e saremo felici di aiutarti.
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